Begriffsbestimmungen
Im Folgenden erklären wir die verwendeten Begriffe anhand konkreter Beispiele und Praxisfälle, damit die Verarbeitungsschritte nachvollziehbar bleiben. Die Definitionen helfen, typische Szenarien zu verstehen, z. B. wenn eine Klientin ein Vollmachten-Formular hochlädt oder wenn eine Kontaktanfrage per Formular eingeht.
Erhebung und Verwendung von Daten
Wir beschreiben, welche Daten in welchen realen Fällen erhoben werden. Die Darstellung orientiert sich an typischen Abläufen: Anfrage, Erstgespräch, Dokumentenverwaltung und Abrechnung. Für jeden Schritt nennen wir die Kategorien der verarbeiteten Daten und den Zweck der Verarbeitung.
Daten, die Sie uns mitteilen
Diese Daten erhalten wir direkt von Ihnen, z. B. bei der Kontaktaufnahme, Registrierung zu einem Workshop oder beim Upload von Dokumenten. Szenario: Beim Vereinbaren eines Beratungstermins füllen Sie ein Formular aus und laden Ihre bestehende Vorsorgevollmacht hoch.
- Identifikationsdaten: Vorname, Nachname, Geburtsdatum; genutzt zur Terminvereinbarung und eindeutigen Zuordnung von Mandaten.
- Kontaktangaben: E-Mail-Adresse, Postanschrift (Wiesengrundstrasse 14, 9524 Zuzwil), Telefonnummer für Rückfragen und Terminkoordination.
- Mandats- und Falldaten: Eingereichte Dokumente wie Vorsorgeauftrag, Patientenverfügung, Erbvertrag sowie Fallnotizen aus Beratungsgesprächen.
- Zahlungs- und Abrechnungsinformationen: Rechnungsadresse, Rechnungsreferenz, bei Bedarf Bankdetails für direkt vereinbarte Dienstleistungen.
- Kommunikationsinhalte: Nachrichten im Kontaktformular, E‑Mail-Korrespondenz, Notizen aus persönlichen Gesprächen, die zur Bearbeitung des Falls notwendig sind.
- Feedback und Bewertungen: Freiwillige Bewertungen von Workshops oder Beratungen sowie Fallbeispiele, die wir ggf. anonymisiert für Schulungszwecke analysieren.
Automatisch erhobene Daten
Beim Besuch unserer Website und bei Nutzung digitaler Services erheben wir automatisiert technische Informationen. Diese Daten helfen, Dienste technisch bereitzustellen und verbessern die Nutzerführung anhand realer Nutzungsfälle, etwa wenn viele Nutzer ein bestimmtes Informationsblatt zur Patientenverfügung herunterladen.
- Geräte- und Browserinformationen: Gerätetyp, Betriebssystem, Browsertyp und Version zur Sicherstellung von Kompatibilität.
- IP-Adresse (teilweise anonymisiert) und grobe Standortdaten zur Abwehr von Missbrauch und zur technischen Bereitstellung von Inhalten.
- Nutzungsdaten: Aufgerufene Seiten, Verweildauer, Navigationspfade zur Optimierung von Inhalten und zur Erkennung häufiger Nutzerfragen.
- Fehler- und Leistungsdaten: Protokolle über Systemfehler, Ladezeiten und Verbindungsabbrüche zur technischen Verbesserung.
- Cookie-Daten entsprechend Ihrer Einstellungen zur Personalisierung und funktionalen Bereitstellung der Seite.
- Sicherheitsrelevante Logs zur Erkennung unüblicher Zugriffsmuster und zur Aufklärung von sicherheitsrelevanten Vorfällen.
Daten von Dritten
In bestimmten Fällen erhalten wir personenbezogene Daten von Dritten, etwa wenn ein Bevollmächtigter Unterlagen einreicht oder Kooperationspartner Informationen übermitteln. Solche Übermittlungen erfolgen nur, wenn dies zur Bearbeitung des Mandats erforderlich ist.
- Vertreter und Bevollmächtigte: Schriftliche Unterlagen oder Vollmachten, die von Angehörigen oder gesetzlichen Vertretern eingereicht werden.
- Kooperationspartner: Gerichtskopien, Gutachten oder formelle Dokumente, die zur Fallbearbeitung beigefügt werden.
- Öffentliche Stellen: Auszüge aus Geschaeft oder amtliche Bescheinigungen, wenn diese zur rechtlichen Prüfung benötigt werden.
Zwecke der Datenverarbeitung
Die Zwecke der Verarbeitung orientieren sich an konkreten Beratungsszenarien: Von der Erstaufnahme über die Erstellung von Dokumenten bis zur Durchführung von Workshops. Zu jedem Zweck nennen wir, welche Datenkategorien typischerweise verarbeitet werden.
- Mandatsverwaltung: Verwaltung von Klientenfällen, Terminen, Dokumenten und Notizen zur rechtskonformen Betreuung.
- Kommunikation: Beantwortung von Anfragen per E-Mail, Telefon oder Kontaktformular und Koordination von Terminen.
- Leistungserbringung: Vorbereitung und Durchführung von Beratungen, Erstellung rechtlicher Dokumente und Begleitung in Behördengängen.
- Abrechnung und Verwaltung: Erstellung von Rechnungen und Verbuchung von Zahlungen im Zusammenhang mit erbrachten Leistungen.
- Qualitätssicherung: Auswertung anonymisierter Feedbacks und Fallstudien zur Verbesserung unserer Angebote.
- Sicherheit und Betrugsprävention: Schutz vor unbefugten Zugriffen und Missbrauch unserer Dienste.
- Rechtliche Verpflichtungen: Erfüllung gesetzlicher Auskunfts- und Aufbewahrungspflichten nach Schweizer Recht (DSG) und, soweit anwendbar, nach internationalem Recht.
- Statistische Auswertungen: Anonyme Analyse von Nutzungsdaten zur Optimierung von Informationen und Abläufen auf AlterLabRat.pro.
Rechtliche Grundlage der Verarbeitung
Die Verarbeitung stützt sich auf verschiedene Rechtsgrundlagen je nach Verarbeitungszweck und Kontext. Wir beschreiben die gebräuchlichsten Grundlagen in praxisnahen Fällen.
- Erforderlichkeit zur Vertragserfüllung: Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erbringung einer vereinbarten Beratungsleistung oder zur Vorbereitung eines Mandats.
- Einwilligung: Bei optionalen Services, z. B. Versand eines Newsletters oder Nutzung bestimmter Tracking-Technologien, basiert die Verarbeitung auf Ihrer vorherigen Einwilligung.
- Rechtsverpflichtungen: Verarbeitung im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungs- oder Meldepflichten nach schweizerischem Recht.
- Berechtigte Interessen: Verarbeitung zur Sicherstellung der IT-Sicherheit, zur Durchsetzung von Rechtsansprüchen und zur Erhaltung des Geschäftsbetriebs, stets abgewogen gegen Ihre Schutzinteressen.
Anwendbares Datenschutzrecht (DSG / GDPR)
Obwohl AlterLabRat in der Schweiz tätig ist, können in bestimmten Fällen Bestimmungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (GDPR) Anwendung finden, z. B. bei Verarbeitung personenbezogener Daten von EU‑Bürgern oder grenzüberschreitenden Übermittlungen. Nachfolgend erläutern wir relevante Betroffenenrechte und Praxisbeispiele zur Ausübung.
- Recht auf Auskunft: Sie können Auskunft über die verarbeiteten Daten in Ihrem Mandatsfall verlangen; in der Praxis senden wir eine strukturierte Aufstellung per E‑Mail oder Post.
- Recht auf Berichtigung: Unrichtige oder unvollständige Angaben, z. B. bei veralteter Anschrift, werden auf Anfrage korrigiert.
- Recht auf Löschung: In Situationen, in denen gesetzliche Aufbewahrungspflichten dem nicht entgegenstehen, können Sie die Löschung bestimmter Daten beantragen.
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Bei laufenden Streitigkeiten über die Richtigkeit von Daten bieten wir die Option, Verarbeitungsvorgänge temporär zu beschränken.
- Recht auf Datenübertragbarkeit: Soweit technisch machbar, stellen wir strukturierte Datenformate bereit, z. B. bei Wechsel des Rechtsberaters.
- Widerspruchsrecht: Sie können der Verarbeitung widersprechen, soweit berechtigte Gründe dafür bestehen; in typischen Fällen prüfen wir die Auswirkungen auf die Mandatsbearbeitung und schlagen praktikable Lösungen vor.
Cookies und ähnliche Technologien
Wir verwenden Cookies, um grundlegende Funktionen bereitzustellen, die Nutzererfahrung zu verbessern und anonyme Nutzungsstatistiken zu erfassen. In konkreten Szenarien helfen Cookies z. B., die Spracheinstellung einer Seniorin zu speichern oder die Teilnahme an einem Online-Workshop zu verwalten.
Arten von Cookies umfassen notwendige Cookies für Basisfunktionen, Präferenz-Cookies für Einstellungen, Statistik-Cookies für anonymisierte Nutzungsauswertung und Marketing-/Tracking-Cookies, die nur mit Ihrer Einwilligung gesetzt werden.
Kategoriebeispiele: Funktionale Cookies (Sitzungsmanagement), Performance-Cookies (Besucheranzahl, Seitenaufrufe) und Drittanbieter-Cookies (z. B. für eingebettete Karten oder Video-Inhalte).
Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit über das Banner auf AlterLabRat.pro oder in den Browsereinstellungen anpassen. Für Fälle wie gemeinsame Computer raten wir dazu, die Abmeldung nach Nutzung zu bestätigen, um personenbezogene Spuren zu minimieren.
Detaillierte Informationen zu eingesetzten Cookies und zur Verwaltung finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie auf AlterLabRat.pro/cookie-policy.
Datenweitergabe
Daten werden nur dann an Dritte weitergegeben, wenn dies für die Mandatsbearbeitung erforderlich ist, eine Rechtsgrundlage vorliegt oder Sie ausdrücklich zugestimmt haben. Nachfolgend typische Empfänger und Situationen.
- Externe Dienstleister: IT-Hosting, Zahlungsabwicklung und Archivierungspartner, die technisch unterstützen und vertraglich zur Vertraulichkeit verpflichtet sind.
- Behörden und Gerichte: Bei gesetzlicher Verpflichtung oder in Auskunftsfällen, etwa wenn eine Verfügung gerichtlich festgelegt werden muss.
- Kooperationspartner: Notare, Ärztinnen oder soziale Einrichtungen, wenn dies zur umfassenden Fallbearbeitung erforderlich ist und Sie dem zugestimmt haben.
- Beratende Dritte: Gutachter oder Experten, die für die Erstellung von Stellungnahmen hinzugezogen werden; Daten werden soweit möglich anonymisiert übermittelt.
- Interne Fallbearbeitung: Weitergabe innerhalb von AlterLabRat an Mitarbeitende, die unmittelbar an Ihrem Mandat arbeiten.
- Sonderfälle: Bei Verdacht auf Missbrauch oder Straftaten können Daten an Ermittlungsbehörden weitergegeben werden, wenn dies zur Aufklärung nötig ist und rechtlich zulässig.
Übermittlungen ins Ausland
Gelegentlich ist eine Übermittlung von Daten in Länder ausserhalb der Schweiz notwendig, zum Beispiel an Hostingprovider oder Kooperationspartner im EU-Raum. Solche Übermittlungen prüfen wir fallbezogen und dokumentieren die rechtliche Grundlage.
Als Schutzmaßnahmen nutzen wir Standardvertragsklauseln, angemessene technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen und prüfen die Datenschutzpraktiken unserer Partner anhand konkreter Prüfprotokolle und Beispielabläufe.
Aufbewahrung und Löschung
Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie es für die Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Praxisbeispiele erläutern typische Fristen für Mandatsunterlagen und Kommunikationsverläufe.
Mandats- und Kontodaten werden in der Regel für die Dauer des Mandats und für die nachfolgenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z. B. Buchhaltungsdokumente) aufbewahrt.
Kommunikationsinhalte wie E‑Mails und Nachrichten werden je nach Relevanz für die Fallbearbeitung und unter Beachtung der Aufbewahrungsfristen gespeichert; irrelevante Nachrichten werden routinemässig gelöscht.
Sicherheits- und Systemlogs werden für einen begrenzten Zeitraum gespeichert, um Vorfälle zu analysieren und die Systemsicherheit zu gewährleisten, danach automatisiert gelöscht oder anonymisiert.
Auf Anfrage prüfen wir konkrete Löschbitten im Kontext gesetzlicher Pflichten und technischer Möglichkeiten; praxisorientierte Lösungen werden in einem individuellen Löschplan festgehalten.
Sicherheit der Datenverarbeitung
AlterLabRat trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen. Diese Maßnahmen basieren auf branchenüblichen Standards und werden regelmäßig überprüft. Konkrete Maßnahmen richten sich nach dem Risiko im jeweiligen Praxisfall.
- Zugriffskontrollen: Rollenbasierte Zugriffsbeschränkungen für Mitarbeitende, regelmäßige Berechtigungsüberprüfungen.
- Verschlüsselung: Einsatz von TLS bei Datenübertragung und Verschlüsselung sensibler Daten im Ruhezustand, insbesondere bei Mandatsdokumenten.
- Backups und Notfallpläne: Regelmässige Datensicherungen und dokumentierte Wiederherstellungsprozesse zur Minimierung von Ausfallzeiten.
Rechte der betroffenen Personen
Ihre Rechte sind praxisnah ausgestaltet: Zur Beantragung von Auskünften, Berichtigungen oder Löschungen bieten wir strukturierte Verfahren und konkrete Formulare. Beispiele zeigen, wie ein Antrag gestellt und bearbeitet wird.
- Auskunftsrecht: Antrag per E‑Mail oder Post an den in der Kontaktangabe genannten Verantwortlichen; wir liefern eine nachvollziehbare Übersicht zu Ihren Daten.
- Berichtigungsrecht: Fehlende oder falsche Angaben werden nach Vorlage geeigneter Nachweise rasch korrigiert.
- Löschungsrecht: Bei Wegfall der Verarbeitungszwecke oder rechtlicher Grundlage prüfen wir die Löschung unter Berücksichtigung von Aufbewahrungspflichten.
- Recht auf Einschränkung: Wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten, legen wir die Verarbeitung vorübergehend still, bis die Klärung erfolgt ist.
- Widerspruchsrecht: Bei Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen können Sie Widerspruch einlegen; wir prüfen den Einzelfall und schlagen Lösungen vor.
- Recht auf Datenübertragbarkeit: Auf Anfrage stellen wir verfügbare personenbezogene Daten in strukturiertem Format bereit.
- Beschwerderecht: Sie können sich bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren, wenn Sie einen Verstoß gegen Datenschutzbestimmungen vermuten.
- Widerruf von Einwilligungen: Einwilligungen können jederzeit für die Zukunft widerrufen werden; dies berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.
Anfrageverfahren für Betroffenenrechte
Anfragen richten Sie bitte schriftlich an unseren Datenschutzbeauftragten (Kontaktangaben unten). Zur Identitätsprüfung können wir um geeignete Nachweise bitten. Typischer Ablauf: Empfangsbestätigung, Prüfung des Antrags, konkrete Antwort mit Ergebnissen zur weiteren Klärung.
Wir bemühen uns, berechtigte Anfragen innerhalb von 30 Tagen zu beantworten. Bei komplexen Fällen oder grossem Umfang der angeforderten Daten kann diese Frist verlängert werden; in solchen Fällen informieren wir Sie rechtzeitig über den Stand.
Marketing und Informationsangebote
Für Informationssendungen oder Veranstaltungseinladungen nutzen wir Ihre E‑Mail-Adresse nur, wenn Sie ausdrücklich zugestimmt haben oder ein berechtigtes Interesse besteht. Beispiele: Einladung zu einem Workshop über Vorsorgevollmachten oder Informationen zu neuen rechtlichen Leitfäden für Senioren. Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen oder sich abmelden.
Sie können dem Erhalt von Marketingnachrichten jederzeit widersprechen. Jede E-Mail von AlterLabRat enthält einen Link zum Abmelden. Alternativ senden Sie eine formlose Mitteilung an unsere Postadresse oder E-Mail; wir werden Ihre Einwilligung prüfen und die Werbezustellung stoppen, soweit rechtlich möglich.
Daten minderjähriger Personen
Unsere Dienstleistungen richten sich primär an volljährige Personen. Falls Daten von Minderjährigen (unter 18 Jahren) betroffen sind, behandeln wir diese besonders sorgsam und erheben oder verarbeiten solche Daten nur mit ausdrücklicher Einwilligung der gesetzlichen Vertreter oder wenn dies gesetzlich zulässig ist. Ein typischer Fall: eine erwachsene Vertrauensperson kontaktiert AlterLabRat zur Unterstützung in Vorsorgefragen für eine betagte Person; wir klären dann die rechtliche Vertretungsbefugnis, bevor wir Geschaeft.
Links zu Drittanbietern
Unsere Website kann Links zu externen Anbietern enthalten. AlterLabRat übernimmt keine Verantwortung für die Datenschutzpraktiken dieser Drittanbieter. Ein praktisches Szenario: Sie nutzen einen externen Formularservice zur Terminvereinbarung — in diesem Fall gelten die Datenschutzbestimmungen dieses Dienstleisters zusätzlich zu unseren Angaben.
Änderungen der Datenschutzbestimmungen
Änderungen an dieser Datenschutzerklärung werden auf unserer Website veröffentlicht und mit Datum versehen. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Betroffene zusätzlich per E-Mail, sofern eine Kontaktadresse vorliegt. Beispiel: Sollte sich die Art der Datenverarbeitung ändern (z. B. Einführung eines neuen Online-Portals), beschreiben wir konkret die Folgen für Nutzende und geben Übergangsfristen an.